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Données & confidentialité

Vos données.
Une information claire.

Qui traite vos données ?

Clément Kabeya, entrepreneur en personne physique exploitant Opulentia (Maison Opulentia), est responsable des traitements décrits ici : Cité de Pommard 6, 4970 Stavelot, Belgique, BCE 1030.907.585. Pour toute question ou demande de droit : clement@opulentiaagency.be.

Demandes de projet et suivi.

Nous recueillons le nom, l’e-mail et le brief nécessaires pour répondre à votre demande. L’entreprise, le lieu du projet, les profils sélectionnés, le portfolio souhaité et les dates ou la souplesse de période complètent votre demande si vous les renseignez. La langue du formulaire nous permet de vous répondre en français ou en anglais.

Ces informations sont enregistrées dans notre CRM avec le contact, l’entreprise éventuelle et l’historique des échanges. Maud assure le premier suivi et prépare les informations utiles ; Clément décide des engagements. La messagerie professionnelle peut envoyer une confirmation et recevoir vos réponses. L’enregistrement, l’envoi d’un message et la réception par votre messagerie sont des étapes distinctes : un message d’écran ne garantit pas sa livraison. Aucun engagement de réservation n’est automatisé.

La base est l’exécution de mesures précontractuelles à votre demande si vous agissez pour vous-même ; pour les contacts agissant au nom d’une organisation, notre intérêt légitime est de répondre à la sollicitation et de gérer la relation professionnelle. Le formulaire ne vous inscrit pas à une liste de prospection.

Candidatures et opportunités.

Nous demandons votre nom, votre e-mail et une présentation pour examiner votre candidature. Le téléphone et un lien de portfolio sont facultatifs. Aucun âge, document d’identité ou téléversement de photo n’est demandé à ce stade. Ne transmettez pas d’information de santé ni de document sensible non demandé.

L’examen initial répond à votre démarche précontractuelle. L’utilisation d’une candidature non retenue pour rechercher de futures opportunités reste suspendue tant que sa base juridique et l’information associée ne sont pas arrêtées. Aucune acceptation de cet usage n’est déduite du dépôt du formulaire. Vous pouvez demander l’effacement de votre candidature, sans conséquence sur une autre demande en cours. Une candidature ne crée ni compte, ni contrat, ni profil public ; son acceptation reste humaine.

Les candidatures non retenues et admissibles à l’effacement sont supprimées à l’issue de 12 mois après le dernier échange réel avec vous. Une modification administrative, un brouillon ou une restauration ne relance pas ce délai. Les dossiers liés à un contrat, une obligation ou une contestation sont examinés séparément.

Profils et images.

Pour les talents représentés, le catalogue présente les informations choisies par l’agence dans le cadre de la relation de représentation et des autorisations d’image : prénom ou nom public, photographies et caractéristiques professionnelles. Les coordonnées privées, l’âge et les dossiers internes ne sont pas exposés par le catalogue. Le profil est retiré de la présentation publique lorsque le talent quitte la maison.

Les autorisations accordées à l’agence pour promouvoir un profil ne remplacent pas les droits que le client doit obtenir pour sa campagne. Les demandes d’usage et de retrait sont examinées selon l’accord applicable et les droits des personnes concernées.

Espaces privés et sécurité.

Les accès privés permettent aux personnes habilitées de consulter et gérer les dossiers, les profils et les disponibilités. Les mots de passe sont hachés ; les sessions de connexion durent au maximum huit heures. Les comptes sont individuels. Les agendas détaillés et les dossiers internes ne sont pas publics ; les disponibilités d’une mission doivent être reconfirmées humainement.

L’ouverture d’un accès à Clément peut donner lieu à une invitation administrative unique de Maud vers Clément par la messagerie professionnelle. Elle est distincte des échanges clients et ne vaut pas activation du compte par son destinataire. L’invitation d’équipe expire après 24 heures et celle d’un agenda mannequin après 48 heures ; elles sont à usage unique. Ces échéances ne fixent pas la conservation d’un dossier.

L’hébergement traite aussi des adresses IP et des journaux techniques nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à la traçabilité des accès. La protection des personnes, comptes et dossiers repose sur notre intérêt légitime. Le site ne décide pas automatiquement d’une candidature ou d’une réservation et ne réalise pas de profilage publicitaire.

Accès, hébergement et messagerie.

L’accès aux dossiers est limité à Clément et aux personnes habilitées au suivi. Les informations nécessaires à un dossier peuvent être partagées avec les mannequins, clients ou partenaires concernés selon son objet et les droits applicables. Une candidature non retenue n’est pas publiée dans le catalogue.

Le site et le CRM sont hébergés chez OVHcloud sur un serveur situé à Gravelines, en France. LTS Consulting administre cette infrastructure et assure la maintenance technique.

Une copie isolée et protégée des données est conservée sur le serveur et sur le Mac de l’équipe de maintenance. Son accès est limité aux personnes habilitées et sa restauration a été vérifiée. La suppression d’un dossier et son retrait des copies de sauvegarde sont des étapes distinctes, avec des protections contre sa réintroduction lors d’une restauration.

Notre messagerie professionnelle utilise Google Workspace pour les confirmations, les réponses et les relais entre Maud et Clément. Les données nécessaires à ces échanges relèvent de l’accord de traitement de données Google. Google et ses sous-traitants peuvent les traiter hors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Les transferts couverts vers les États-Unis reposent sur le cadre UE–États-Unis de protection des données ; les autres transferts soumis à des garanties contractuelles sont encadrés par les clauses contractuelles types prévues par Google. Les pays, les sous-traitants et les garanties applicables sont détaillés dans les informations Google liées ci-dessous. Vous pouvez également en demander copie à Clément.

Maud est une assistance logicielle de suivi utilisant Codex d’OpenAI et notre messagerie professionnelle. Les éléments de votre demande nécessaires à ce suivi sont traités par OpenAI pour préparer les échanges. L’agence reste responsable du dossier : cette assistance ne décide ni de l’acceptation d’une candidature ni d’un engagement ou d’une réservation, qui relèvent de Clément.

Les images, polices et scripts sont servis par le site. Aucun Google Analytics, outil publicitaire, reCAPTCHA, Maps ou module Instagram n’est intégré. Les liens Instagram et LinkedIn conduisent vers des services distincts, soumis à leurs propres règles.

Pendant combien de temps ?

La règle de 12 mois concerne les seules candidatures non retenues, à compter du dernier échange réel. Les données partagées avec un dossier actif, pièces contractuelles ou comptables et situations litigieuses sont exclues de cet effacement automatique et font l’objet d’un examen spécifique. Un journal technique pseudonymisé de purge est conservé huit jours pour prévenir une réintroduction lors d’une restauration ; la fenêtre de restauration protégée est de sept jours.

Pour les demandes de projet, les relations représentées et les échanges, la conservation dépend de la durée de traitement du projet et de la relation, puis des obligations légales ou du besoin de constater, exercer ou défendre un droit. Une demande devenue inutile est à supprimer ou à anonymiser lors de la revue des dossiers ; nous n’appliquons pas automatiquement les 12 mois à toutes les catégories. Le retrait public d’un profil et l’effacement des archives, messages et sauvegardes sont des opérations distinctes. Contactez-nous pour connaître la règle applicable à votre dossier.

Cookies et stockage du navigateur.

Les cookies de connexion sont nécessaires aux espaces privés. La mémorisation durable de la sélection de mannequins et du thème est facultative et soumise à votre choix. Avant accord ou après refus, les fonctions demandées peuvent utiliser le stockage de l’onglet, sans mémorisation durable. L’inventaire, les durées et les réglages figurent sur la page cookies. Effacer le navigateur ne supprime pas un dossier reçu antérieurement par l’agence.

Vos droits.

Selon les conditions du RGPD, vous disposez des droits d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité. Vous pouvez vous opposer au suivi de futures opportunités et retirer à tout moment le consentement à la mémorisation facultative. Le retrait n’affecte pas les opérations antérieures licites.

Écrivez à clement@opulentiaagency.be en précisant votre demande. Nous vérifions l’identité de façon proportionnée ; n’envoyez pas de copie de pièce d’identité sans nécessité. La réponse intervient normalement dans le mois, avec prolongation motivée lorsque le RGPD le permet. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles. Dernière mise à jour : 1er novembre 2026.